Du möchtest eine virtuelle Veranstaltung für deine Kunden realisieren? Wir möchten dir 3 Punkte an die Hand geben, die hierfür besonderes von Bedeutung sind:
1. Denke aus Sicht der Zielgruppe
Wenn du einen Bedarf hast oder ein Projekt, welches nach einer virtuellen Veranstaltung verlangt - dann hast du bereits einen Anlass für dieses Event, praktisch das "Warum". Für das "Wie" und das "Was" solltest du allerdings einen Perspektivwechsel vollziehen. Frage dich, was erwarten deine Teilnehmer/Kunden dieser virtuellen Veranstaltung, welche technischen Voraussetzungen haben Sie und welches Einstiegslevel in Bezug auf die Informationshöhe und -tiefe haben sie? Hinterfrage dies bei jedem Step deines geplanten Events, vom Einladungsmanagement, über die Vorbereitung und Realisierung, bis hin zum Ausspiel einer etwaigen Aufzeichnung. Ein Beispiel: Braucht es z.B. einen Dislcaimer am Ende der Aufzeichnung über die Postproduktion realisiert, so resultiert es ggf. daher, dass deine Teilnehmer/Kunden diese Aufzeichnung vielleicht selbst für Kundengespräche oder für das eigene "Tagwerk" verwenden. Dies bekommst du aber schnell raus, wenn du dich mit deinen Teilnehmern/Kunden beschäftigst und dich stets in die Rolle dessen versetzt.
2. Erst Zielsetzung - dann Technik
Nach dem Motto "Erst denken, dann lenken" empfiehlt es sich auch bei der operativen Umsetzung vorzugehen. Erst wenn du weißt, "Was" du deinen Teilnehmern vermitteln möchtest, kommt die Frage des "Wie". Übersetzt: Wenn du weißt wie viele Teilnehmer du hast, was vermittelt werden soll und/oder wie viele Referenten agieren, erst dann kannst du entscheiden ob hierfür eine Videoconferencing- oder Streamplattform in Frage kommt, mit und wie viele Kameras (beweglich oder fest) gearbeitet werden soll, welches Licht für welche Location benötigt wird oder welche Software/Medien zum Einsatz kommen. Geschulte Trainer kennen diese Vorgehensweise aus den sogenannten Trainerleitfäden, in denen erst das Lernziel definiert wird und erst dann die Methode und einzelnen Komponenten. Wir als Digitalagentur unterstützen unsere Kunden gern darin und begleiten sie auf der Reise von der Idee bis zur Umsetzung.
3. Briefing
Oft haben wir es erlebt - unsere Kunden spüren zwar den Bedarf an digitaler Kommunikation oder einer virtuellen Veranstaltung aber wissen nicht so recht, was sie eigentlichen möchten bzw. brauchen. Hier hilft ein sogenanntes Briefing oder auch Anforderungsprofil. Unseren Kunden geben wir hier ein vorgefertigten, standardisierten Fragenkatalog an die Hand. Anhand dessen, können wir sehen was der Kunde benötigt und ihm bereits in dieser Phase vielleicht Fragen stellen bzw. Themen eröffnen, die er bis dato noch gar nicht vor Augen hat. Dieses Anforderungsprofil hilft uns als Digitalagentur sehr, denn damit können wir Umfang, Ressourcen, Technologien aber auch Lizenzen und Softwarekompositionen bereits abstecken. Wir unterstützen unsere Kunden nicht nur in Bezug auf Technik- und Realisierung, sondern auch im Hinblick auf die Umsetzung im Hinblick auf Methodik/Didaktik und Erstellung eines expliziten Ablaufplans. Dieser ist hilfreich sowohl für den Auftraggeber, für die Speaker aber letztlich auch für uns als Realisatoren für z.B. eine optimale Bildregie.
Zusammenfassung
Natürlich gibt es Formate und virtuelle Veranstaltungen, die ad hoc entstehen. Aber auch hier gibt Quick Fix-Möglichkeiten und Settings. Für alle anderen, regulären Formate empfiehlt es sich im Vorfeld den Blick zu öffnen, planerisch vorzugehen, den Scope stets vom Kunden zu sehen - denn für ihn nimmst du viel Zeit und Geld in die Hand. Solltest du dir unsicher sein, vertraue auf die Expertise deines technischen Dienstleisters oder Realisators.
